交出时说有几箱，接收时也数到几箱，并不能说明档案已经完整移交。相同数量的箱子里，可能出现重复盒号、遗漏的分册，或者外箱清单与实际内容不同。移交标签的作用，是把“哪一盒装在哪一箱、交给了谁”写清楚。现场交接可以围绕稳定盒号、实际装箱和接收核对逐步展开。
移交前先确认盒号是不是稳定身份
同一盒档案从一个柜子搬到另一个地点，建议保留原有盒号或单位既定档号。柜位和装箱序号可以改变，档案身份不应随搬运随意重编。历史盒号写法不一致时，先建立对照关系，不要只打印新标签覆盖旧信息，把原有目录线索一并遮住。
盒上可读标签应与目录字段一致。年度、类别和盒号如何组合，沿用本单位现有规则；没有确定含义的缩写不要临时加入。若同一内容分装多盒，清楚写出分册或范围关系，避免接收人员误把相邻号码当作可以互相替代的副本。
装箱清单按实际装入逐盒登记
先在清单里安排某些盒号，再让装箱人员照单找盒，容易把计划当成结果。更稳妥的做法是按实际装入确认：放入一盒，核对盒号及目录，记录所在箱号；封箱前再按箱内明细复核。临时调换装箱位置，应同时更新两只箱子的清单。
| 编号或记录 | 代表什么 | 是否随位置改变 |
|---|---|---|
| 盒号或既定档号 | 档案盒身份 | 按既定管理规则保持 |
| 移交箱号 | 本次搬运容器 | 本次任务内固定 |
| 箱内盒号明细 | 实际装箱内容 | 调整装箱时同步更新 |
| 接收位置 | 到达后的存放地点 | 上架后按实际登记 |
外箱写搬运需要的信息，详细内容另行核对
外箱标签优先放箱号、移交批次、接收区域和必要的操作提示。具体文件名称、涉及人员的内容及其他不宜公开的信息，不必全部印到外箱上。接收人员通过箱号查详细清单，搬运人员依据目的地区域分流，各自读取需要的信息。
标签贴在箱体可见位置，避开接缝和会被封箱带覆盖的区域。标签打印后，先用实箱检查盒号范围是否因字号过小或换行不当而难以识别。外箱范围写作简述时，仍要保留逐盒明细，不能只用“若干资料”代替交接依据。
缺号和重号应留作例外，不要现场凑齐
查不到某个盒号时，先核对是否未纳入本次范围、另作保管，或确实遗漏。建议在差异记录中写明原清单位置、实际发现情况和待处理人，不用另一个相似号码补位。发现两只盒子同号，也先分开标记并核查目录，避免接收时把其中一盒当作重复件忽略。
接收检查可分为外箱检查和开箱核对两个节点。外箱数量相符但盒内明细尚未确认，就只记录该节点的状态，不直接标注全部内容已核清。发现差异后保留交接双方的处理记录，补交完成时再关联到原批次，防止补交资料脱离原清单。
上架后做一次反向查找
移交完成后，从清单抽取盒号，按新位置找到实物；再从架上抽取实物，反查其所在移交箱及接收记录。如果只能查到旧柜位，说明位置资料尚未更新；如果查不到本次交接批次，说明装箱或接收登记仍有缺口。
- 交接双方使用同一份确定版本的清单，修改处能看出调整原因。
- 移交中新增的盒子单独登记，不在封箱后直接塞入空隙。
- 处理完的差异保留结果，不用删除问题行来表示已经完成。
- 旧装箱标签在容器再次使用前及时清理，避免混入下一次移交。
移交是否清楚，要看盒号能否连回装箱和接收记录，而不只是看外箱数量能否对上。
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